電話応対は会社の顔！しっかり身につけておきたい電話応対マナー

　何事においても、「第一印象」はとても大事なものです。面と向かって話をする場合は、相手の表情、仕草、声色など、さまざまな要素を感じたうえで、「いい人そうだ」「怖い人だな」といったプラスとマイナスどちらの印象だったかを判断しますが、電話応対では貴方と相手を繋ぐものは「声」だけです。

　会社に電話をかけてくる相手は、取引先やお客さまです。そのなかには、初めて会社に接する人も含まれます。貴方の「声」が、相手にとっての「会社の印象」に直結しているのです。

最低限守りたい！電話応対の基本

・電話は３コール以内で取る
・明るく、ハキハキと話す
・メモを手元に置いておく

こんなときどうする？

・相手の声が聞き取りづらい
⇒「声が遠いようですが」と伝え、相手に復唱を求める

・担当外のわからないことを聞かれた
⇒「私ではわかりかねますので、担当へお繋ぎいたします」もしくは、「折り返しお電話いたします」と伝える

・セールスの電話
⇒会社のルールに沿って返事をする

電話応対の流れと注意点

貴方「お電話ありがとうございます。（企業名）の（貴方の名前）でございます」
⇒会社名と自分の名前を名乗る

相手「○×部長いらっしゃいますか？」
貴方「恐れ入りますが、お名前をおうかがいしてもよろしいでしょうか？」
⇒相手の会社名と名前を確認

相手「失礼、□□商事の△△です」
貴方「□□商事の△△ですね。いつもお世話になっております。少々お待ちください」
⇒相手の会社名と名前を復唱し確認。一旦電話を保留にする

貴方「お待たせいたしました。申し訳ございません。○×はただ今会議に出席しておりまして、後ほどこちらからお電話差し上げましょうか？」
⇒社外とのやり取りでは、会社の人間に対する敬称は付けない（例：○×部長⇒○×、部長の○×　など）

相手「では伝言を頼みます」
貴方「かしこまりました」

相手「明日の打ち合わせの件ですが、午後1時からでお願いします、とお伝えください」
貴方「はい。復唱いたします。明日の打ち合わせについて、午後１時からですね」
⇒相手の言ったことを復唱し、メモを取る

相手「そうです。よろしくお願いします」
貴方「承りました。ありがとうございます」

相手「では失礼します」
貴方「失礼いたします」
⇒相手が電話を切ったことを確認してから受話器をおろす

　いかがだったでしょうか？電話が苦手な人も多くいると思いますが、何事も経験です。頑張ってチャレンジしましょう！