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2020年01月15日 07:00

情報ソフト「Notes」を独自開発した管理システムを軸に顧客の信頼を獲得、九州トップクラスのシェアを誇る 一樹百穫 

マンション管理業
(株)コミュニティサービス

本社社屋
本社社屋

長期にわたる顧客の信頼

 (株)コミュニティサービスが、新生ビルサービス(株)の名で福岡市に産声を上げたのは1978年、日本経済が高度成長期の終焉を迎え、第一次・第二次オイルショックの一大不況に襲われ疲弊していたころだ。その後しばらくしてバブル景気が始まるが、決して順風満帆の船出でなかったことは容易に想像できる。

代表取締役社長 樫山 司 氏
代表取締役社長 樫山 司 氏

 しかし、同社は時代の荒波に揉まれながらも独立系管理会社として着実な成長をみせ、現在では福岡・佐賀・熊本エリアで管理棟数240棟、1万2,000戸の管理実績を有し、マンション管理分野では九州トップクラスのシェアを誇るまでになっている。

 マンション管理業界はある時期、ビジネスチャンスありとみた他業種が次々と参入してきた業界だが、近年はそうした動きも収斂し、一時的な表面上の安さだけを売り物に終始した管理会社や、マンション管理の実態を知らずに参入した管理会社は淘汰されつつある感が否めない。

 「マンション管理は長期にわたる信頼がすべてです。付け焼き刃の体制やサービスで、長期にわたる管理体制を維持することはできません」。管理業界の最前線で顧客と向き合い幾多の試練を乗り越えてきた代表取締役の樫山司氏は、これまでの歩みを振り返りそう語る。多くの顧客に選ばれるためには、樫山氏が唱えるように長年の経験と実績に裏づけられた信頼が絶対条件なのだ。

20年を超える情報蓄積

 顧客の絶大な信頼を勝ち得ている理由の1つが、同社がおよそ20年前に導入し、その後バージョンアップを続けながら、現在も稼働する「Notes(ノーツ)」を基本とした独自のマンション管理システムだ。「ノーツ」はマンション管理の過程で発生するありとあらゆる情報を蓄積、一元化し、必要な情報をすべての社員で共有できる優れものだ。

 同社では顧客のベストパートナーを目指すべく、フロントマン体制を敷いている。管理業務主任者の資格を有する社員が建物や敷地の現況、建物内設備に関する情報、入居者情報、工事履歴、マンション保険の状況、過去の保険請求、災害対応、近隣クレームなど担当マンションに関わるありとあらゆる情報をデータベース化し、管理組合や入居者のニーズに応えていこうというものだ。「ノーツ」は、そんな彼らの日常の管理を記録、整理し強力に支援する。

 日常的なメモと同じ感覚で、入力した情報を、データ化することにより、時系列、物件別など必要な分類に自動的に蓄積されていく。また、蓄積された情報は社内全体で把握、活用されてこそ意味を成す。1人のフロントマンの能力に頼らないことはもちろん、コミュニティサービスが掲げる会社全体で管理する体制づくりの強力な支援ツールになるのだ。

 そして何より大切なのは、その情報蓄積が20年以上にわたって続けられていることだろう。培われたノウハウはこれまでの顧客だけでなく、新たな場面にも応用でき、過去の実績を踏まえた事例として社内教育にも使用され経験の共有化がなされる。顧客の側からみれば、過去の経験や、他の物件の事例を踏まえた細やかなサービスができる管理会社は実に頼りになる存在である。

多様なサービスを実践

 顧客満足度の向上を目指し、コミュニティサービスではさまざまな体制を敷いている。フロントマン体制を筆頭に高度なマネジメント力で管理組合運営の円滑化を図るほか、顧客が安心して暮らせるよう建物設備管理においては365日24時間対応で電気設備、給水設備、エレベーターなどを見守る。

 また、住人と日々接することから同社の顔とも言えるマンション管理員の派遣においても顧客満足度を最優先とした人選を行うほか、彼らの管理員能力を高めるための研修や日々の教育を怠らない。

 マンションの資産価値を維持するための大規模修繕では、入居者が日常生活を継続しながら行う工事のため、一般の建物の修繕とは異なる気づきやノウハウが必要だが、そんな大規模修繕も、長年の実績と経験をもつ管理会社だからこそできる工事であることは言うまでもない。長期修繕計画でも、大規模修繕後の建物の状況を管理してきた管理会社の経験・実績で的確なプランが組み立てられるから、ここでも満足度はアップする。同社が長年にわたり九州でのトップクラスのシェアを占めているのは、こうした業務の好循環が理由と言えるだろう。

 その他にも室内リフォーム、小修繕、売買や賃貸を支援するプロパティ・マネジメントを行うなど顧客にとっての使い勝手の良いワンストップサービスへと発展している。

誠実であり続ける仕事

 もちろん他業界同様、人件費高騰など困難な問題もある。とくに近年、老朽化、高齢化、賃貸化といった課題が浮き彫りになっているのがマンション管理業界である。しかし、国民の1割を超える約1万3,000人がマンションに暮らす時代だ。マンションが永住の住まいとして定着してくるなか、同社のサービスは深くマンション所有者・入居者と結びついたものとなっている。

 「マンション管理はその場凌ぎの一時的な対応や、表面上だけの対応が許されない仕事です。とくに管理組合の皆さまとは一度関係が始まれば、何十年にわたる長いお付き合いをすることになりますから、その場凌ぎの不誠実な対応では、いつか必ず信頼関係が破綻します。そうならないためには、しっかりと将来を見据えたうえで、お客さまのニーズにも敏感でいなければなりません、いかに取り組めば最良の管理ができるかを考え続けなければなりません。知恵を絞る毎日です」と樫山氏。

 堅固な経営基盤をもつ同社だが、メガソーラーによる太陽光発電事業を開始するなど話題も尽きない。万一のライフライン確保という構想でスタートしたというが、これも顧客の暮らしを第一に考えた一例だ。また、同社を取り巻くグループ企業との連携プレイも期待できよう。これからも九州トップシェアのポジションは揺るぎそうにない。

<COMPANY INFORMATION>
代 表:樫山 司
所在地:福岡市中央区天神5-10-11
設 立:1978年12月
資本金:3,000万円
TEL:092-781-7770
URL:https://community-service.co.jp

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